所以说，培养实用文写作能力，并不需要对每一种实用文都要反复地练习。关键的是掌握其核心——实用，了解各种实用文的一般常识，恰当地运用记叙、说明、议论、抒情等表达方式，进行相应的练习，即可达到理想的效果。
实用性强，格式固定化，是应用文体的突出特点。下面介绍几种常用应用文的写作格式。
1．书信。一般书信（包括请柬）包括五个部分：①称呼。信纸第一行顶格写，后面加冒号。②正文。第二行空两格写起，转行顶格。③结尾。正文写完如果正文最后一行空比较多，可以接着写“此致”、“祝”等词语，否则，另起一行空两格或四格写“此致”、“祝”等词语。然后另起一行顶格写“敬礼”“祝进步”等祝颂语。④署名。一般写在祝颂语下行的后半行。⑤日期。写在署名下一行，靠右边写上写信的年月日。
请柬除具有书信的特点外，还要特别写明出席的具体时间、地点。用语要客气有礼貌。
另外，还要注意信封的写法。要写清收信方的邮政编码和详细地址。收信人的姓名、称呼位置居中。称呼是邮递员对收信人的称呼，不宜写“父母大人”、“姐姐”等称呼。发信人的详细地址及邮编要写清楚。如果是挂号信，还要写清发信人姓名。
2．启事。启事的写法是：第一行正中写启事的名称，如“征文启事”。第二行空两格起写启事内容。末尾右下方分两行写署名、日期。启事的有些内容要十分具体明确，如地址、时间、联系办法等。有些内容就不应写得具体明确，如“失物招领”中有关失物的详情，以防冒领。
3．通知。通知的一般格式是：第一行居中写“通知”二字。第二行顶格写被通知方的名称，加冒号（如果正文已明确了通知的对象，被通知方的名称也可略去）。下行空两格起写正文，如果正文内容较多，可分条写，以便读者把握内容要点。署名和日期分两行写在正文的右下方。
4．电报。在电报专用纸上按要求逐项填写收报人的姓名、地址。电文一般不加称呼，不点标点，不留空格。署名紧接正文，可用对方熟知的略语表示。数字一般用阿拉伯数字表示，每一格最多可写四位数。写电文既要简洁，又要明白，不要因过简或歧义而引起误解。
5．新闻。新闻的样式很多，下面简介一下简讯的格式：①标题。概括简讯的主要内容。②导语。导语是简讯开头的一段话。要求用极简明的话概括简讯的最基本内容。③主体。主体是简讯的主要部分，要求具体清楚，内容翔实，层次分明。④结尾。是对简讯内容的小结。有些简讯可无结尾。
6．广播稿。广播稿的格式和一般报刊用稿的格式没什么区别。但要注意收听效果，语言要通俗口语化（书面语改为口头语，文言改为白话），避免因音同字不同造成误解，也不要因念不出标点而产生误解，如“‘希望小学’每个学生都有本《家长捐资助学调查》。”读起来容易使人产生不同的理解。
7．申请书。写申请的目的是通过向上级或有关主管部门提出自己明确而具体的某种要求并申明理由，以期得到批准。申请书的一般格式是：（1）标题。包括事由和文种名称，如“入团申请书”。（2）正文。包括申请原因（含申请者有关方面的基本状况）。事项、理由和要求。（3）结尾。申请者和日期。写申请书，事项要明确，态度要积极，言辞要恳切，理由要充分。
8．说明书。说明书要求对所说明对象的介绍既全面又有重点。要客观、准确、简明、通俗。不可因追求文字华美生动而失实，产生误导作用。
应用文为特定需要服务，受到明确的写作目的、专门的阅读对象、一定的使用场合等条件的制约，因此，行文要注重得体：既要准确表达意思，又要适应对方的心理情感、适应特定的人际关系，适应传递信息的环境条件和其他条件。遣词造句既要说得“明”，又要说得“准”。因此，要学会正确使用一些习惯用语和少数惯用文言词语。
三、教学过程设计
（一）按教学目标要求，与学生一起逐条总结写作规律。
1．准确全面地理解题意。
审题，是作文第一件要事。只要你动笔写文章，就存在一个审题问题。我们常常看见别人面对稿纸咬笔深思，那就是在审题。有的同学则不然。题目一到手，铺纸提笔就写，随心所欲，这是很不可取的。要知道，首步走稳，行文顺畅；首步走错，全篇受挫，“偏题”、“走题”就会出现。
审题，首先是命题作文的审题。题目，往往是内容范围与中心思想的集中与概括。命题作文的审题，可分四步走：①逐字逐词研究题目，初步了解题目的含义；②抓住题目中心词语，仔细推敲，并研究它的附加条件，进一步理解题目的含义；③思考题目所提示的文章体裁，选材范围，中心内容；④对照题目，检查自己所想的体裁、题材、中心是否符合题目要求。
这里要指出的是，命题作文审题确定文章体裁和选材范围之后，必须立即确定文章的重点。确定文章重点则必须抓题眼。一般说来，用一句话做题目的，要抓住它的谓语部分；用词组做题目的，要抓住修饰性或限制性的词语；用一个词做题目的，要抓住其引申义和象征意义，进行适当的联想；有正副标题的，一般要抓副标题。
审题，提供材料作文如何审题呢？这类作文又叫“条件作文”。这类作文，在日常生活中，涉及面大，用途很广，更要认真学习写好“条件作文”，“条件作文”中的“条件”，包括两个方面：一是提供的“材料”，这是作文的依据性条件；一是提出的“要求”（如限定文体、限定选材范围、限定字数等），这是限制性条件。命题作文审题要紧紧抓住题目，条件作文的审题要紧紧抓住条件。不顾“条件”而去写“条件作文”，写出的“条件作文”必然不符合“条件”。“条件作文”的限制性条件（即“要求”），一般是具体的、直露的；而“依据性”的“条件”（即“材料”），有的是具体的、明确的，也有的是表面具体而实质抽象的。如1992年高考作文：选择所提供的材料中的一个或几个人物（包括“我”）的思想行为，进行分析，展开议论，写一篇议论文。这种条件作文就要“引申发挥”，特别要读懂原文，消化内容，抓住精神实质。只有在抓住材料的“内涵”条件之后，才能动手写作；只有准确地审题、审材料，才能为行文奠定成功的基础。
2．思想健康，中心明确，材料充实。
这是对内容的主要要求。所谓“思想健康”，是说作文中表达的思想观点、倾向性要健康，积极向上。肯定思想要健康，并不是说文章中不能有揭示人们的缺陷和社会弊端的内容，而是要看对这些内容作者所持的态度。例如1994年写《尝试》，有考生写的内容是尝试做小偷，还有写尝试恋爱，尝试恶作剧。如此等等这样的事实，无论怎么真实具体，怎么生动形象，是得不到好评的。高考要求作文思想健康是可以理解的，它的目的是要选择合格的人才。合格人才首先要求思想认识合格。
对整篇文章来说，思想内容要健康，对单项小作文来说，也有一个思想健康的要求。一个作文片段，相对来说也有一个内容主旨。这个主旨内容显示一个什么倾向性，也很重要。那些在命题条件许可的前提下写出的片断，思想内容积极向上，一定能得到人们的称赞。
下面说说中心明确。中心是文章中心思想的简称，也就是作文评分表中“立意”的“意”。所谓中心明确，就是指在一篇作文中要有一个明确的中心，并让这个中心贯穿文章始终，统率所有的材料。
“材料充实”是指在记叙文中记叙描写的人物事件具体实在，当然不是东扯西拉，信马由缰地编故事。议论文中的论据充分，也不是毫无目的地罗列堆砌论据材料。
3．语言规范、准确、连贯、得体。
语言规范，主要指的是不生造词语，不乱用方言。不能文白夹杂；注意句式规范。准确是将词语运用贴切，符合实际。连贯是指句子组合得当，上下句衔接自然，顺序合理流畅。得体是指语言表达在一定的语言环境中要恰如其分。人们的身份不同、年龄不同、职业不同、性格不同、文化程度不同、场合不同，表现在语言上往往千差万别。此外文体不同，语体不同，感情色彩不同，敬说谦说的区别，表现在语言上也应泾渭分明。这些都是语言得体的要求。另外，在议论文写作中语言不能过激，口吻要恰当，尤其是书信体文章，语言得体更应讲究、是劝勉，是愤激，是商榷，是谦恭，要区别对象条件反复斟酌。
4．结构
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